Mertens · Referentie

    KYC die meebeweegt met elke order.

    Een bedrijfsapplicatie tussen ERP en CRM voor klantverificatie en precursorendossiers. Mensen en agents werken vanuit dezelfde gevalideerde gegevens, met hercontrole wanneer de order of de geldende regels daarom vragen.

    Bekijk de regelsBekijk de werkwijze
    Mertens

    Eén gedeeld dossier tussen klantrelatie en uitvoering

    1. CRM

      Klant, contactpersoon en afspraken

    2. APPSS

      Gevalideerd dossier, regels en bevoegdheden

    3. ERP

      Product, concentratie en order

    De single version of the truth: bron, controlemoment, geldigheid en regelversie horen bij elk relevant gegeven.

    Regelgeving en bedrijfsregels vóór vrijgave

    Bij de verkoop van precursoren voor explosieven bepaalt het product welke wettelijke controles gelden. Mertens koppelt die controles aan het klantdossier en de order.

    Wettelijke verplichtingen

    Verordening (EU) 2019/1148 en de Nederlandse Wet precursoren voor explosieven met haar uitvoeringsregels. De ILT houdt toezicht op de verkoop.

    Verificatie bij verkoop · artikel 8
    Controleer bij de toepasselijke verkoop van stoffen waarvoor een beperking geldt de identiteit en bevoegdheid van de vertegenwoordiger, de bedrijfsgegevens en of het beoogde gebruik past bij de bedrijfsactiviteit.
    Hercontrole en registratie · artikel 8
    Hergebruik een zakelijke verificatie alleen binnen één jaar en als de transactie niet wezenlijk afwijkt. Bewaar de vereiste gegevens 18 maanden vanaf de transactie. De NCTV licht de Nederlandse registratie en hercontrole toe.
    Verdachte transacties · artikel 9
    Meld een verdachte transactie of poging binnen 24 uur nadat deze als verdacht is beoordeeld.
    Douane bij invoer
    Bij invoer zijn ook de toepasselijke controles uit het Douanehandboek van belang.

    Bedrijfsregels in de orderflow

    De order uit het ERP en het klantdossier uit het CRM bepalen samen welke controles aan de beurt zijn.

    Bepaal wat voor deze order geldt
    Beoordeel product, concentratie, klanttype en gebruik. Vraag gericht om aanvulling bij verlopen bewijs of een relevante wijziging.
    Houd de order vast tot akkoord
    Geef pas vrij wanneer alle verplichte controles voor die order actueel en akkoord zijn. Een bevoegde medewerker beoordeelt uitzonderingen.
    Maak het besluit controleerbaar
    Leg per controle de bron, uitkomst, controledatum en gebruikte regelversie vast bij de order.

    Procesmodel

    Van ERP-order naar gecontroleerde vrijgave

    Zo komen de order, het klantdossier en de bedrijfsregels samen in één workflow.

    1. Order en dossier ophalen

      Het ERP levert order en productgegevens. Het CRM levert de klantgegevens en de bestaande verificatie.

    2. Toetsen aan de regels

      APPSS bepaalt welke controles gelden. Het dossier bevat de bron, geldigheid en regelversie bij elke controle.

    3. Vrijgeven of vasthouden

      Bij akkoord kan de order door. Bij ontbrekend bewijs blijft de order staan voor aanvulling of beoordeling.

    Procesmodel van de casus. In DataInbox zijn verificaties, transactieregistratie en meldingen ingericht in afzonderlijke inboxen.

    Doorlopende klantverificatie

    Een goedgekeurde klant is geen blanco cheque voor de volgende order.

    Bij precursoren voor explosieven hangt de benodigde controle af van onder meer product, concentratie, klanttype en beoogd gebruik. De applicatie brengt die context samen met de order en het klantdossier. Bestaande gegevens worden alleen hergebruikt als de toepasselijke regels en hun geldigheid dat toelaten.

    1. Bij de eerste aanmelding

      Stel bedrijf, identiteit en vertegenwoordigingsbevoegdheid vast waar vereist. Leg het beoogde gebruik en de onderbouwing vast. Houd registergegevens, verklaringen van de klant en de beoordeling herkenbaar uit elkaar.

    2. Bij een nieuwe order

      Toets de bestelling aan het actuele dossier en de toepasselijke regels. Past het gebruik bij de bedrijfsactiviteit? Zijn product, hoeveelheid of contactpersoon veranderd? De uitkomst bepaalt welke aanvullende verificatie of beoordeling nodig is.

    3. Wanneer hercontrole nodig is

      Agents kunnen termijnen bewaken en aanvullingen opvragen bij verlopen bewijs of gewijzigde gegevens. De NCTV noemt jaarlijkse controle en tussentijdse hercontrole bij significante veranderingen. Alleen de benodigde informatie wordt opnieuw gevraagd.

    4. Als regels of richtlijnen wijzigen

      Agents kunnen wijzigingen in officiële bronnen signaleren en de betrokken dossiers aanwijzen. Een bevoegde medewerker beoordeelt de impact en keurt een nieuwe regelversie goed. Eerdere beslissingen behouden hun bron, versie en controlemoment.

    De vrijgave-eis

    100% gevalideerd vóór vrijgave.

    Voor de betreffende order moeten alle toepasselijke verplichte gegevens en controles volledig, actueel en onderbouwd akkoord zijn. Ontbreekt er iets of is beoordeling nodig, dan blijft vrijgave geblokkeerd. De status geldt voor die order, dat moment en die regelversie; een volgende order kan nieuwe controles vragen.

    • Aanvulling nodig
    • Beoordeling nodig
    • Vrijgegeven

    Dit is de procesvoorwaarde in deze referentie, geen certificering of garantie dat iedere bron altijd foutloos is. De precieze koppelingen en productie-inrichting worden per project vastgesteld.

    Agents bereiden voor. Mensen houden de regie.

    Dezelfde feiten voor verkoop, operations en compliance.

    Agents helpen gegevens verzamelen, verschillen signaleren en een bericht met gerichte vragen voorbereiden. Medewerkers zien wat ontbreekt, wie aan zet is en waarop een beoordeling berust. De goedgekeurde regels bepalen de vrijgave; waar vereist beslist een bevoegd mens.

    Welk dossier verbindt uw systemen?

    Begin bij één order en de controles die uw mensen vandaag uitvoeren. Maak daarvan de afspraken voor uw eigen bedrijfsapplicatie.

    Verken uw applicatieAlle referenties